Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau
Ausbildung & Beruf

Gibt es eine Anfrage für eine Veranstaltung, holst du Informationen ein und schreibst dann ein Angebot für den Kunden. Passt alles, bestätigst du den Auftrag, vergibst bestimmte Aufgaben an externe Dienstleister wie Sicherheitsfirmen oder stimmst dich mit euren eigenen Mitarbeitern ab. Am Ende erstellst du auch eine Umsatzaufstellung, um festzustellen, ob sich das Event gelohnt hat.

Veranstaltungskaufleute sind dabei nicht den ganzen Tag im Büro vor dem Bildschirm, sondern müssen auch die Veranstaltungsorte begehen oder sich mit Dienstleistern und Geschäftspartnern treffen. Findet die Veranstaltung dann statt, bist du oft direkt vor Ort. Hier behältst du den Überblick und bist Ansprechpartner bei allen Problemen. Das resultiert oft in Abend- oder Wochenendarbeit.

Du musst geschickt und gezielt mit Behörden, Künstlern oder Sponsoren verhandeln können, gerade bei internationalen Veranstaltungen kommen dir dann Fremdsprachenkenntnisse zugute. Mindestens Englisch ist für Veranstaltungskaufleute ein Muss.

Während deiner Ausbildung musst du als Ausbildungsnachweis ein Berichtsheft über deine Aufgaben und Tätigkeiten führen. Dein Ausbilder überprüft dein Berichtsheft regelmäßig.

Im zweiten Ausbildungsjahr legst du eine Zwischenprüfung ab, deine Abschlussprüfung findet am Ende der Ausbildung statt. Diese setzt sich aus drei schriftlichen und einem mündlichen Teil zusammen. Nach Bestehen darfst du dich offiziell Veranstaltungskaufmann bzw. Veranstaltungskauffrau nennen.

Der Stundenplan teilt sich auf berufsspezifische Lernfelder und allgemeinbildende Fächer auf. Deine Fächer heißen beispielsweise Geschäftsprozesse erfassen und auswerten, Dienstleistungen anbieten oder Personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen. Dazu kommt beispielsweise Sport- oder Deutschunterricht.

Der Berufsschulunterricht ist aber nicht nur theoretisch: In Projektarbeiten kannst du dein Wissen direkt anwenden, außerdem bieten viele Berufsschulen Bildungsfahrten an. Dort kannst du andere Betriebe, oft im Ausland, kennenlernen.

Welche Inhalte und Themen dich unter anderem in deiner Ausbildung erwarten, erklärt dir das Azubiyo-Ausbildungslexikon:

• F wie Finanz- und Rechnungswesen: Zahlen, Zahlen, Zahlen: Wie in jedem kaufmännischen Beruf musst du auch als Veranstaltungskaufmann über Zahlungsverkehr, Geldströme und Kostenplanung Bescheid wissen.
• M wie Marketing: Als Veranstaltungskaufmann weißt du genau, wie man mit Plakatwand, Flyer und Videoclip die gewünschte Zielgruppe auf Veranstaltungen aufmerksam macht.
• P wie Personalwirtschaft: Englisch „Human Resource Management“, meint die Personalplanung, die Beschaffung und den Einsatz von Mitarbeitern. Daneben lernst du in der Ausbildung, wie du Personal am Veranstaltungsort einweist.

Weitere Infos zu den Inhalten und dem Ablauf der Ausbildung findest du in der Ausbildungsverordnung für Veranstaltungskaufleute.

Veranstaltungskaufmann kannst du theoretisch mit jedem Schulabschluss oder sogar ohne Abschluss werden. Der Großteil der Azubis startet mit Fachabitur oder Abitur in die Ausbildung, wie das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) ermittelt hat. Ungefähr ein Viertel der Azubis haben einen mittleren Abschluss. Mit Hauptschulabschluss oder ohne Abschluss wirst du dich also eher schwertun, eine Ausbildungsstelle zu finden, unmöglich ist es aber nicht.

Mit guten Noten in Deutsch, Englisch und Mathe sind gute Voraussetzungen für die Ausbildung und erhöhen deine Chancen bei der Ausbildungssuche. Aber gute Noten in diesen Fächern sind kein Muss. Am wichtigsten ist, dass du die passenden Stärken mitbringst. Als angehender Veranstaltungskaufmann solltest du über gute Selbstorganisation verfügen, also wichtige von weniger wichtigen Aufgaben unterscheiden und dir deine Zeit gut einteilen können. Daneben solltest du deine Ideen und Vorschläge zielstrebig vorantreiben und bereit sein dein Wissen ständig zu erweitern und Neues zu lernen.

Das typische Arbeitsumfeld als Veranstaltungskauffrau ist das Büro. Typischerweise hast du in diesem Beruf auch flexible Arbeitszeiten. Und Dienstreisen kommen in der Regel nur sehr selten vor.

Aber Veranstaltungskaufmann ist nicht gleich Veranstaltungskaufmann. Deine Arbeitsbedingungen können auch ganz anders aussehen, je nachdem in welchem Ausbildungsbetrieb und in welchem Bereich du tätig bist. Daher solltest du dir genau überlegen, welcher Ausbildungsbetrieb und welches spätere Arbeitsfeld am besten zu dir passen.

Die Tätigkeit als Veranstaltungskaufmann bzw. Veranstaltungskauffrau passt zu dir, wenn

• du gut organisieren kannst
• du Spaß an Zahlen hast
• du flexibel bist
• du gut mit Stress umgehen kannst

Veranstaltungskaufmann bzw. Veranstaltungskauffrau ist nicht der ideale Beruf für dich, wenn

• du nicht gerne kommunizierst
• dich nicht durchsetzen kannst
• du ungern Verhandlungen führen möchtest
• du dir einen Beruf ohne Kundenkontakt wünschst

Eine Tätigkeit im kaufmännischen Bereich kannst du dir gut vorstellen, aber du bist noch nicht sicher, welcher Beruf am besten zu dir passt? Dann schau dir noch folgende verwandte Berufe an:

• Eventmanager
• Kaufmann - Büromanagement
• Industriekaufmann
• Kaufmann - Marketingkommunikation
• Kaufmann - Tourismus und Freizeit
• Kulturmanager

Bei Anpassungsfortbildungen geht es darum, dein Wissen aktuell zu halten, um Entwicklungen in den Bereichen Messe- und Veranstaltungsmanagement, Marketing, Marktbeobachtung oder Finanz- und Rechnungswesen kennenzulernen.

Mit einer Aufstiegsfortbildung willst du Karriere machen, zum Beispiel durch eine Weiterbildung zum Fachwirt - Veranstaltung, zum Betriebswirt - Eventmanagement oder zum Fachwirt - Musik. Aber auch ein Studium kannst du anschließen.

Passende Studiengänge sind:

• Eventmanagement
• Betriebswirtschaftslehre (BWL)
• Business Administration

Das Veranstaltungswesen hat sich in den letzten Jahren geändert. Du musst nicht nur spontan auf Gesetze und Vorschriften reagieren können, sondern wirst als Veranstaltungskaufmann auch durch die fortschreitende Digitalisierung gefordert. Events, die parallel gestreamt werden erfordern eine andere Herangehensweise als ein Stadtfest im Sommer. Außerdem sind Werbung und Marketing im Wandel. All das beeinflusst den Beruf und sorgt dafür, dass Veranstaltungskaufleuten die Arbeit nie ausgeht.